[タスクカフェ] 締切りがまだ先の仕事を後回しにしがち、どう管理？

New !　5/20(日)開催のタスクセラピーについて、この記事の下に追記しました！

Arrange notes / Abdulla Al Muhairi

行ける時にはできるだけ参加しているタスクカフェ。先月のタスクカフェでシゴタノ！の大橋さんとライフハック心理学の佐々木さんに質問した答えがじわじわ腑に落ちてきているので、紹介します。タスクカフェについてはこちらをどうぞ。

シゴタノ！ — 週次レビューを習慣化させたい人のための「タスクカフェ」、始めます（w/ @sawonya）

質問した内容は？

その内容はこちら。

その日のうちにこなせるかはTaskChuteで見積もれています。しかし、週次レビュー頼みのように、期間が月単位になると、「来月やろう」のようにプロジェクトを詰め込みがちです。

大きな時間単位では、どのように時間を見積もっていますか？

TaskChuteは大橋さんが開発したExcelマクロです。やったことの記録+これから先の時間の見積が一緒にできる便利なツールです。

タスク管理ツール・TaskChute2 (C)


TaskChuteでその日1日～1週間先くらいまでは仕事にかかる時間が見えているのですが、月単位となるとさっぱり未知数で…。

直近の仕事に追われていると、「これは来月でいいや」と先送りしがち。そうすると締切りが見えてきたころに手をつけて、キャーと慌ててそればかりやることに…。そこで上記の質問をしました。

企画書作りといった1つの仕事＝プロジェクトという呼び方をしています。質問するまでは、仕事管理は、日ごと、週ごと、月ごとと分かれていて、時間軸で管理するイメージでした。

大橋さん＆佐々木さんの答え

まずは佐々木さんの回答から。

新しいプロジェクトについては、そのプロジェクトについて何かする時間を、予め毎日8分確保しておきます。最初の頃は、それは大抵タスク分解の時間になります。

次に大橋さんの回答を。

MindManagerをいじります。プロジェクトを登録しておいて、リストをクローズ/オープンして遊んでいると、自然と項目が浮かんできて分解が進みます。

MindManagerはアウトライン表示も可能なマインドマップのソフトです。

マインドマップ ソフト MindManagerでmindmap　サンプルマップ

こういうこと？

Ice breaking in Amitsuarssuk Fiord / boegh

お二人の回答に共通しているのが、「分解する」でした。これを上記の自分の例に当てはめると、来月にやろう～と考えていたプロジェクトの塊を早い段階から崩し始める感じかな？

そうすれば、月単位で考えがちな仕事の塊を、週、日、時、分単位でこなせる単位にまで粒子を細かくできる。細かくできたら、プロジェクト内の項目とスケジュールの照らし合わせも楽にできそうです。

最初からすべてを細かくしなくても、見えるところから細かくして取り組んでいけば、全体から見たら十分仕事が進んでいることになります。



日や週単位で仕事を考えるように、月単位でも同じように考えるのかと思っていましたが、月単位のかたまりで考えるのではなくさっさと細かくした方が吉ということなのかも。

時間軸単位での確認も大事ですが、それ以前にプロジェクト毎に中身を分解できていて見られるようにする方が先決ですね。

さいごに

締切りが先でも手つかずの仕事を抱えているのは、意外にストレスになっています。シンプルですが、仕事はまずは分解、そしてその個別の内容とスケジュールの照らし合わせを定期的にすること。書くと当たり前でさらっとしてしまいますが、上のように考えて実行すると効果を実感できます。

こんな風に、タスクカフェは質問を気軽にできて、しかも必ず何かしらの答えをいただけますのでおすすめです。今月のタスクカフェは満員ですが、シゴタノさんのページで告知が出ますので、興味がありましたらぜひチェックしてください！

他のタスクカフェレポートはこちら。
→2回目のタスクカフェに参加してきました [ とゆ空間 ]

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仕事やプライベートのToDo管理でお悩みの方、いろんなやり方を知りたい、試したいという方は、5/20(日)に行われるタスクセラピーはいかがですか？私もコーチの1人として参加します！

5月20日 第１回　タスクセラピー(東京都)


コーチ陣の中ではまだまだタスク管理初心者側ですので、コーチと言っても上下関係の雰囲気ではなく、横で一緒に考えたり、他のコーチや参加者の方々からやり方やアイディアを引き出すお手伝いができたらいいなあと思っています。

人が違えば仕事や環境も異なるため、タスク管理の方法で万人に当てはまる解はないと思っています。続けられそうな、自分に合った方法を一緒に考えてみませんか？
当日お待ちしております～。

紹介記事
5/20に開催！第1回タスクセラピーへのお誘い