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滞ったルーチンワーク、どうしていますか?

   ↑  2012/08/08 (水)  カテゴリー: タスク管理
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photo credit: poeloq via photo pin cc

私は日々、TaskChuteというツールを使って、家や職場で毎日やること(=タスク)を管理しています。管理しているのならさぞかし毎日予定通りこなしていると思いきや、そうでもなく…。

なぜか次の日以降に先送りになるものがしばしばあります。そのような先送りタスクがたまってくると、「私、だめだな…」と気分も憂鬱に。

今回は、そのようにたまりがちなルーチンワークについて、どんな対処法があるか自分の経験も踏まえて考えてみました。

1. やめる


最初からジョーカーのような解決方法ですが、おそらく1番効果があります。

見栄で始めた習慣や、自動化できるようなことなら、時間を使うのがもったいないです。「そもそもそれはやる必要があるのだろうか?」を一旦考えてみてください。

やめていいものか判断がつきかねる場合は、一旦どこかに避難させて、必要だと感じたら戻すのがおすすめです。本当に必要なルーチンワークが浮かび上がってきます。

<参考リンク>

シゴタノ! カラにするからうまくいく


2. 間隔をあける


いきなりやめる、全くしなくなるのは抵抗がある…という場合は、そのタスクを実行する間隔を空けてみる方法があります。毎日やっていたのを2日おきにする、1週間おきにしてみるのです。

自分の場合、情報収集系のタスクにこのやり方を当てはめて、うまくいきました。研究職なので、最新の論文チェックを毎日やっていたのですが、それに時間を取られ過ぎていました。そこで週2回にしてみたところ、チェックする対象の総量は変わらずにかかった時間を短くすることができて、かつ集中して取り組めました。



無理に今日やる必要はないんです。タスクの種類にもよりますが、先送りができるということはそこまで頻度を高くする必要がないことなのかも。

3. 時間帯を変える


実行する時間帯を、1日の中の別の時間帯にしてみるやり方です。夜やっていたことを朝の出社前に切り替えたり、食べる・寝るといった生活習慣に紐づけてみたり。

朝一番に移動させるのは、緊急性はないけど将来のために続けたい、7つの習慣でいう第2領域のタスクに有効です。夜に予定していますと、「疲れているから」「もう遅いので明日やればいいや」と挫折しがちです。朝だったら疲れていませんし、その日の飛び込みタスクもまだないため、障害が減ります。

<参考リンク>

絶対やる価値のある仕事は朝イチに!:日経ウーマンオンライン【自分が変わる!生活が変わる習慣心理学】


生活習慣に紐づける方法は、忘れづらく習慣にしやすいです。私は夜に家計簿をつけるのですが、昼ご飯のレシートを探してきてつけるのがおっくうでした。

そこで昼ご飯が済んでデスクに座った直後、Evernoteに今日の昼食代金を入力することを習慣にしたところ、毎日同じEvernoteのノートを見ればよいため、家計簿をつけるのが楽になりました。昼の分を先につけておくという意味で、次項目の「分割する」との合わせ技です。

4. 分割する


タスク先送りしてしまう理由に「ぱっと項目を見て何をしていいかわからない」「時間がかかるから嫌だと反射的に思ってしまう」が挙げられます。この理由をつぶすには、そのタスクをもっと細かくして、わかりやすく、かかる時間も短くするのが手です。

自分の場合、家計簿つけがいつも時間がかかるから先送りしがちなタスクでした。時間がかかる理由をよくよく考えてみると、今日の収支をつけること以外に、クレジットカードの利用履歴を照らし合わせたり、固定費の振り込みをするといった不定期なタスクが時間がかかる原因でした。

そこで、これらの不定期タスクは別タスクにして、「家計簿をつける=今日の収支をつける」に特化したところ、毎日の家計簿つけが負担にならなくなりました。

<参考リンク>

実行しやすい「やることリスト」をつくるための2つのポイント


さいごに


最初からタスク管理をくるくる上手にこなせる人は少ないと思います。壁に当たった時、どうすればいいかを試行錯誤してその効果を確認できるのが、記録をつけてタスク管理することのよさです。

やることが滞った時は憂鬱になりがちですが、逆に今までのやり方を見直すチャンスでもあります。タスク管理について、いまいちやり方がわからない、やっている人の話を聞いてみたいという方は、タスクセラピーというセミナーがありますので、興味がありましたらぜひどうぞ!

タスクセラピーのホームページでは、イベントの告知や、参加者の声、タスクセラピーコーチ陣の記事を主催者の佐々木正悟さん(@nokiba)が本歌取りした記事が掲載されています。

タスクセラピー

 
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