日々の細かい作業計画と記録は、TaskChute2というExcelマクロを使っています。

タスク管理ツール・TaskChute2 (C)


今回、TaskChuteエバンジェリストのはまさん（@Surf_Fish）がショートカットキー紹介を企画されていたので、それにのって私の設定を紹介してみます。

[緩い企画]TaskChute2のショートカット設定を晒してみる | 化学系メーカー研究職です
今のところ私はこの4つのショートカット割り当てで不自由なくTaskChute2を使えていますが、他の人はどの機能を重視して使っているのか、どのようなショートカット配置にしているのか、に興味があります。


佐々木さん（@nokiba）が紹介されていたのが発端になるのかな？

シゴタノ！ TC015：ショートカットを設定する
自分でショートカットを設定できるというのは大きな機能です。使い勝手が劇的に変わったと言ってもいいほどです。

私のショートカットキー設定

赤枠の部分が、私なりの設定です。Ctrlキーのみで設定したいところですが、Excelの本来のショートカットキーと重なってしまうので、Ctrl + Shiftキーに落ち着きました。

最初は左小指と薬指が押し慣れていなくてつらかったのですが、使っているうちに慣れてきました。すべて左手の操作のみですんでいます。

設定のポイント

アルファベットは、TaskChuteのメニューに表示されるカッコの中とそろえています。ここはけーじさん（@keiji_kk）と同じで、もともと使っていたアルファベットの方が覚えやすいからです。再度新しく覚えるのがおっくうなのもあります(^^;)

[緩い企画]TaskChute2のショートカット設定を晒してみる « KK blogs : けーじぶろぐ
はまさんと明確に違うところは、私はTaskChute2のメニューを開いたときのショートカットと同じように文字キーを設定しているところです。


推測ですが、アルファベットはそれぞれコマンドの意味となんとなく対応しているので、覚えやすいです。

新規タスク追加（Ctrl + Shift + A）
→Add（加える）

タスク複製（Ctrl + Shift + D）
→Duplicate（複製する）

選択タスク削除（Ctrl + Shift + X）
→Ctrl + Xの切り取りと近い感じ？？

検索入力（Ctrl + Shift + F）
→Find（探し出す）

見積シミュレーションだけはメニュー通りのMではなく、Eにしています。左手のみで操作できるようにするためです。Estimateということで。

見積シミュレーション（Ctrl + Shift + E）
→Estimate（見積もる）

あと、こだわりとして「先送り」にはショートカットを設定していません。先送りはできれば避けたい操作なので、先送りするなら面倒なメニュー操作で実行するように、敷居を上げています。

さいごに

TaskChuteの各ユーザーさんがどういう意図でショートカットを設定しているのか、どのコマンドを使いやすくしているのかがわかって興味深かったです。はまさん、魅力的な企画をありがとうございました！

TaskChute2は、以前のTaskChuteのコンセプトはそのままに、繰り返しタスクの設定や今回のショートカットキーの設定など、びっくりするくらいかゆいところに手が届くソフトになっています。無料版のTaskChuteを使ってみて興味をもたれた方は、ぜひTaskChute2を使ってみてください！

仕事やプライベートのToDo管理でお悩みの方、いろんなやり方を知りたい、試したい、スマートフォンをもっと活用したいという方は、5/20(日)にライフハック心理学の佐々木正悟さん（@nokiba）主催で行われるタスクセラピーはいかがですか？私もコーチの1人として参加します！

5月20日 第１回　タスクセラピー(東京都)
みなさんは次のようなことでお困りになったことはありますか？

タスクセラピーセミナーの特徴

今回のセミナーの目玉は、「佐々木さんの話を聞いて、はい終わり」ではなく、実際に自由に手を動かしたり、スマートフォンに触れられる機会が設けられていることです。

最近実感している言葉は「百聞は一見にしかず」です。セミナーや人から聞いたり、本で読んだ情報は、その時は感動して「後で試そう！」と自分の中で大盛り上がりしますが、その「後で」が来ないことはしょっちゅうあります。

自分の例ですと、Eye-Fiがそうでした。無線LANでデジカメから写真を直接PCやiPhoneに飛ばせる機能は気になっていたけど、特に何をするわけでもなく…。

しかし、No Second Life主宰の立花さん（@ttachi）に写真がiPhoneに飛ぶところを実際に見せてもらってから、「自分だったらこういう風に使うかも？」と考えが止まらなくなり、購入して活用するようになりました。

実際の操作を見て、試せて、他人ではなく自分自身で効果が納得できる時ほど、その後の行動につながる強い原動力になるものはないと思います。タスク管理やスマートフォンの使い方もしかり。

多彩なコーチ陣とフォローアップ環境

photo credit: photo.maru via photopin cc

セミナー中の質問タイムや、その後も交流できるfacebookグループが設けられているので、当日もその後も気軽に質問ができます。佐々木さんと、年齢・性別・職業・家族構成・日常使いのアプリが本当にバラバラなメンバーで構成されているコーチ陣なので、「自分の環境だとxxというやり方は物理的に真似できない」という悩みも、他のコーチのやり方で解決できるかもしれません。（というか、私も他のコーチ陣にたくさん質問したいです…）

コーチ陣はまだ全貌は明かされておりませんが、申込者リストで確認できます。
http://kokucheese.com/event/subscriptions/33102/


タスク管理入門セミナー発足！5/20(日)「タスクセラピー」のコーチ役としてお手伝いします！！ | jMatsuzaki
“タスク管理” 　 これは全ての人間が例外なく使っているテクニックですが、なぜか特別で面倒で難解で、「私には関係ありませんわ！」なんて思われることもしばしばあります。


GTD(タスク管理)に出会ったきっかけは何ですか？－私のタスク管理史: 子供と一緒に大きくなろう
タスク管理の超人、佐々木正悟さん主催です。佐々木さんの講演の後、ワークを行います。その場で実践して、分からないことはすぐ聞いてやってみることができるというのはよいですよね。


お題：GTD(タスク管理)に出会ったきっかけは何ですか？に答えて頂いたブログ記事 計7本 - このまま一生β版
何か問題を抱えている。上手くいっていないが、その原因が何か分からない。分かっていても、それを実際のアクションへ移す方法やツールの使い方が分からない。 そんな方にピッタリのセミナーだと思います。


私はコーチ陣の中ではまだまだタスク管理初心者側ですので、コーチと言っても上下関係の雰囲気ではなく、横で一緒に考えたり、他のコーチや参加者の方々からやり方や悩み、アイディアを引き出すお手伝いができたらいいなあと思っています。

すでに登録されている参加者の方々の中にも、タスク管理やスマートフォンの使い方に長けているのでは？という方がちらほらいらっしゃるので、同じグループになった人からも学べることが多いはず。『我以外皆我師』（われ以外皆わが師）ですね。

さいごに

人が違えば仕事や生活環境は異なるため、タスク管理の方法で誰にでも通用する万能薬はないと思います。続けられそうな、自分に合った方法を一緒に見つけてみませんか？

当初の40人から50人に増枠されましたが、記事公開時点であと12名になっております。気になる方はお早めにどうぞ。

当日、会場でお待ちしております～。

5月20日 第１回　タスクセラピー(東京都)
そんな方のために「タスク管理のイロハ」から、無理なく学べる場を提供したいと思いました。「学ぶ」といっても「タスク管理」に特別な技術や能力は必要ありません。ピアノや英語学習とは違うのです。自分に必要な知識さえ頭に入れば、即日から実用可能です。


　

New !　5/20(日)開催のタスクセラピーについて、この記事の下に追記しました！

Arrange notes / Abdulla Al Muhairi

行ける時にはできるだけ参加しているタスクカフェ。先月のタスクカフェでシゴタノ！の大橋さんとライフハック心理学の佐々木さんに質問した答えがじわじわ腑に落ちてきているので、紹介します。タスクカフェについてはこちらをどうぞ。

シゴタノ！ — 週次レビューを習慣化させたい人のための「タスクカフェ」、始めます（w/ @sawonya）

質問した内容は？

その内容はこちら。

その日のうちにこなせるかはTaskChuteで見積もれています。しかし、週次レビュー頼みのように、期間が月単位になると、「来月やろう」のようにプロジェクトを詰め込みがちです。

大きな時間単位では、どのように時間を見積もっていますか？

TaskChuteは大橋さんが開発したExcelマクロです。やったことの記録+これから先の時間の見積が一緒にできる便利なツールです。

タスク管理ツール・TaskChute2 (C)


TaskChuteでその日1日～1週間先くらいまでは仕事にかかる時間が見えているのですが、月単位となるとさっぱり未知数で…。

直近の仕事に追われていると、「これは来月でいいや」と先送りしがち。そうすると締切りが見えてきたころに手をつけて、キャーと慌ててそればかりやることに…。そこで上記の質問をしました。

企画書作りといった1つの仕事＝プロジェクトという呼び方をしています。質問するまでは、仕事管理は、日ごと、週ごと、月ごとと分かれていて、時間軸で管理するイメージでした。

大橋さん＆佐々木さんの答え

まずは佐々木さんの回答から。

新しいプロジェクトについては、そのプロジェクトについて何かする時間を、予め毎日8分確保しておきます。最初の頃は、それは大抵タスク分解の時間になります。

次に大橋さんの回答を。

MindManagerをいじります。プロジェクトを登録しておいて、リストをクローズ/オープンして遊んでいると、自然と項目が浮かんできて分解が進みます。

MindManagerはアウトライン表示も可能なマインドマップのソフトです。

マインドマップ ソフト MindManagerでmindmap　サンプルマップ

こういうこと？

Ice breaking in Amitsuarssuk Fiord / boegh

お二人の回答に共通しているのが、「分解する」でした。これを上記の自分の例に当てはめると、来月にやろう～と考えていたプロジェクトの塊を早い段階から崩し始める感じかな？

そうすれば、月単位で考えがちな仕事の塊を、週、日、時、分単位でこなせる単位にまで粒子を細かくできる。細かくできたら、プロジェクト内の項目とスケジュールの照らし合わせも楽にできそうです。

最初からすべてを細かくしなくても、見えるところから細かくして取り組んでいけば、全体から見たら十分仕事が進んでいることになります。



日や週単位で仕事を考えるように、月単位でも同じように考えるのかと思っていましたが、月単位のかたまりで考えるのではなくさっさと細かくした方が吉ということなのかも。

時間軸単位での確認も大事ですが、それ以前にプロジェクト毎に中身を分解できていて見られるようにする方が先決ですね。

さいごに

締切りが先でも手つかずの仕事を抱えているのは、意外にストレスになっています。シンプルですが、仕事はまずは分解、そしてその個別の内容とスケジュールの照らし合わせを定期的にすること。書くと当たり前でさらっとしてしまいますが、上のように考えて実行すると効果を実感できます。

こんな風に、タスクカフェは質問を気軽にできて、しかも必ず何かしらの答えをいただけますのでおすすめです。今月のタスクカフェは満員ですが、シゴタノさんのページで告知が出ますので、興味がありましたらぜひチェックしてください！

他のタスクカフェレポートはこちら。
→2回目のタスクカフェに参加してきました [ とゆ空間 ]

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仕事やプライベートのToDo管理でお悩みの方、いろんなやり方を知りたい、試したいという方は、5/20(日)に行われるタスクセラピーはいかがですか？私もコーチの1人として参加します！

5月20日 第１回　タスクセラピー(東京都)


コーチ陣の中ではまだまだタスク管理初心者側ですので、コーチと言っても上下関係の雰囲気ではなく、横で一緒に考えたり、他のコーチや参加者の方々からやり方やアイディアを引き出すお手伝いができたらいいなあと思っています。

人が違えば仕事や環境も異なるため、タスク管理の方法で万人に当てはまる解はないと思っています。続けられそうな、自分に合った方法を一緒に考えてみませんか？
当日お待ちしております～。

紹介記事
5/20に開催！第1回タスクセラピーへのお誘い