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タスクの属性の網羅性

   ↑  2013/04/18 (木)  カテゴリー: タスク管理
Chemical Spaceという言葉があります。日本語訳は化合物空間。化合物は原子から構成され、その結びつきの組み合わせで膨大な数の化合物が存在しますが、その広がりの様子をChemical Spaceと呼んでいます。

Chemical Spaceの表現方法は自由です。分子量や原子数、回転可能結合数や、芳香環の数など。これらのような、対象(この場合は化合物)を表現する属性を記述子と呼びます。

薬の種を見つけるためには、多様な化合物を対象に効果を調べる必要があるため、ある程度の数の化合物のストックが必要です。全ての化合物を購入するのは金銭的にも実験時間を考えても不可能なため、Drug-likeな化合物のChemical Spaceをそれなりにカバーしている化合物の集団を購入する必要があります。

この化合物の選定が仕事の1つなのですが、これ絡みでタスクの属性の網羅性についてふと考えました。

5068482201.jpg
photo credit: Elif Ayiter/Alpha Auer/..../ via photopin cc
↑もっと多次元ですが、点1つ1つがタスクのイメージ。

タスクカフェだったでしょうか、佐々木正悟さん(@nokiba)にこのようなことを言われた記憶があります。

何かをやっていて脱線してしまう時に、当てもなく脱線するのではなく、タスクリストを見て、そこから次にやることを選べばいいのではないか。そうすれば、「脱線して計画通りにこなせなかった」とはならず、「予定とは違ったけど結果的にやりたいことはやれた」となるのではないか。


この時のタスクリストに載っている事柄は、仕事や家事といった「やらなければいけないこと」だけでなく、読書、新製品の下調べといった、「自分が時間を割いてもよいと明らかに思っていること」を含みます。

「脱線したい」と思ってタスクリストを見た時、そこに載っているタスクに多様性があれば、その中から次の行動を選びやすいのではないでしょうか。逆に似たようなタスクが並んでいると、「今はこの中のどれも手をつける気がしない」と考え、思いつきの行動をしてしまう。

このタスクの多様性を考えた時に、前述のChemical Spaceならぬタスク空間が思い浮かんだ訳です。前述のChemical Spaceと同様にタスク空間のようなものがあるとすると、リストアップされたタスクの集団がタスク空間をそれなりにカバーしていれば、後から振り返って浪費にしかなり得ないことをしてしまう脱線を避けられるのではないでしょうか。

タスク空間を表現する記述子として、次のようなものがぱっと浮かびました。他にももっとありそうです。
  • 所要時間
  • 使用ツール
  • 場所
  • 相手

今、もしくは次にやりたくないタスクからできるだけ類似度の低い、タスク空間で離れているタスクなら手をつけられるかもしれません。あるいは、脱線の原因が「タスク処理にかかる時間が長い」と所要時間の寄与度が高いのなら、所要時間が短いタスクなら着手できるかもしれません。

リストアップされたタスクの集団を見ても選べないとなると、その時の適切な記述子で説明できるタスクが存在していないか、記述子そのものが足りていないのかもしれません。かと言って、空間を満たすためにタスクを作り出すのは本末転倒になってしまいますが。

直近の締切りをもつタスクがこの中に入っているとまずいので、急ぎではないけどやれたらやっておきたいタスク群になるのでしょうか。

前提は脱線がそう頻発しないこと。思いつきの行動ではなくいったん必要だと認識したリストから行動を選択しているとはいえ、頻発すると締切りがあるものなど本当にしなければいけないことが先送りになってしまいます。また、タスクリストから行動を選ぶという行為は、それだけで脳のリソースを使うため、頻発すると効率が悪くなりそうです。

理想は、あらかじめ計画していたタスクの組み方通りに着手していくことです。その通りに実行できないことが頻発するのであれば、そもそもの組み方を再考する必要があります。

さいごに


脱線するにしても後から振り返ってダメージの少ない脱線をしたいなあと思い、こんなことをつらつら考えました。計画していたレールを走っていて「もう嫌だ、脱線する!」となっても、二重に予防線を張っておくようなものです。
 
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2013/04/18 | Comment (0) | Trackback (0) | ホーム | ↑ ページ先頭へ ↑ |

タスクセラピーブログ、各コーチが日替わり更新中!

   ↑  2012/12/05 (水)  カテゴリー: タスク管理
2012年の活動は10月で終了したタスクセラピーですが、12/3(月)から各コーチが日替わりでブログを月~金曜日に更新しています。

タスクセラピー
佐々木さん(@nokiba)、jMatsuzakiさん(@jmatsuzaki)、ヨシナさん(@447life)と続いています。


コーチ陣が自由に書いております。タスク管理やライフログについて、それぞれ個人のブログで記事を読むことはできますが、このようにこれらのカテゴリについて様々な人の記事が一度に読める環境はあまりなく、面白いのではないかと思います。

さらっと読めるように、記事の分量は短めです。毎日開けていくクリスマスのアドベントカレンダーのように、ぜひ気軽に読みに来てください。

タスクセラピー


タスクセラピーブログのRSSはこちら
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そういえばアドベントカレンダーと言えば…
「オヤ辞林アドベントカレンダー2012」はじめました。 | Tanakamp的ヒトコト。


タスクセラピーについて


私達は「タスク管理のイロハ」から、無理なく学べる場を提供したいと思いました。「学ぶ」といっても「タスク管理」に特別な技術や能力は必要ありません。必要な知識を身につければ即日から実用可能です。

タスクセラピーとは?より~


タスクセラピーとは? | タスクセラピー
このセミナーで解決できるお悩みは次のようなものです…


コーチ陣紹介 | タスクセラピー
ここには載っていないコーチも…!


タスクセラピー (tasktherapy) Twitter
2013年以降の活動にご興味がありましたら、ぜひフォローしてください。


タスクセラピー参加者・コーチによる感想記事のまとめ - NAVER まとめ
タスクセラピーに参加した方の感想記事やコーチの講演資料など、タスクセラピー関連のページを集めました。

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2012/12/05 | Comment (0) | Trackback (0) | ホーム | ↑ ページ先頭へ ↑ |

魔法の呪文で早く寝る!時間になったらTaskChuteにメッセージを出そう

   ↑  2012/11/20 (火)  カテゴリー: タスク管理
アシタノレシピで月曜日に多彩な記事を書いているはまさん(@Surf_Fish)の4時起き記事は、夜型の自分としては食いつくように読みました。特に12番目の呪文にぐっときました。

夜って際限なく作業しがちなのですが、同じ事を朝にもやるか?と言われるとそうでもなかったりするものです。

朝活を始めたい人へ!4時起きを定着させる12のコツ
これはわざわざ早起きしてまでやりたいことか?



「おお、これをよく見るところに貼っておこう!よく見るところと言えば私はTaskChuteだ」と思い、TaskChuteのExcelに書き込んでおいたのですが、午前中これを目にしていると何だかおかしい。だって今は朝ですし。

少しだけ工夫をして夜になるとこのメッセージが表示されるようにしたら、とてつもない夜更かしが少なくなり、いつもより早めに床につける事が増えたので紹介します。

やり方


大筋は下の2工程。
  1. オブジェクトを作ってメッセージが表示できるかを確認する
  2. Excelで条件文を作る


1. オブジェクトを作ってメッセージが表示できるかを確認する


同時期に、TaskChute友の会でお世話になっているおがわさん(@ogw_m)から、TaskChute上でのドデカ時計のカスタマイズ記事がありました。これを使います。使わなくてもできますが、大きく表示されるのでこちらがオススメです。

タスク管理駅、Excelのちょい技でTaskChuteの利用時にドデカ時計を付けよう | 特急おがわ45号



このオブジェクトで表示させるメッセージを決めます。私は「今からやろうとしていることは、わざわざ早起きしてまでやりたいことか?」をY1セルに書いて、オブジェクトに表示させています。

121117_01_R.jpg


2. Excelで条件文を作る


ここが工夫どころです。メッセージを表示する時間帯をIF文で制御します。Y1セルを下の形にアレンジします。

=IF(NOW()-$B$5>=TIMEVALUE("21:00"),"今からやろうとしていることは、わざわざ早起きしてまでやりたいことか?","")



これは「今の時間が21時以降であるならばメッセージを表示する。21時以前であれば何も表示しない」を意味します。

朝10時
121117_02_R.jpg


夜22時
121117_03_R.jpg


さいごに


この魔法の呪文は夜にこそ効力を発揮しますし、常に目にしていてそれに慣れてしまうのも怖いです。

この方法なら、特定の時間に特定のメッセージを出すことができます。さらにIF文で調節すれば、時間帯だけでなく特定の曜日や日付に合わせてメッセージを出すことが可能です。

もし特定条件下で自分に言い聞かせたい言葉がありましたら、ぜひ試してみてください。
 

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2012/11/20 | Comment (0) | Trackback (0) | ホーム | ↑ ページ先頭へ ↑ |

外出予定があったら自然とやっている&やっておきたいこと

   ↑  2012/09/21 (金)  カテゴリー: タスク管理
最近出張や旅行が多いのですが、普段は行かない場所へ行くとなると、中身は違えど同じような作業をやっていることに気がつきました。事をやっている=チェックリスト化できる!とひらめいて、リストがあったら便利だなと思い、まとめてみました。

全部で6項目です。最初の一手からとっつきやすいように、決まりきった事柄から最後は想像するものが中心といった流れになっています。

1. 行く場所は?


120921_01

目的地を確認します。特に、建物の階数や部屋番号を忘れがちなのでそれも見ておきます。

初めて訪れる場所は、GoogleMapのストリートビューで外観を見ておきます。迷っても、「この風景は見覚えがあるから近いはず!」と安心できます。

2. 交通手段は?


電車の時
自宅の最寄り駅から行き先の最寄り駅までの電車を調べます。到着予定時間に間に合うための電車を調べて、保険のためその1本前に乗るようにしています。

調べた電車の時刻は、予定表を管理しているGoogleカレンダーに書き込んでおくか、iPhoneアプリのBoardMemoにメモしておきます。

BoardMemo Lite 1.0(無料)App
カテゴリ: ビジネス, ライフスタイル
販売元: Ken Tsutsumi - Ken Tsutsumi(サイズ: 5 MB)


[iPhone] 通知センターでいつでも確認!私のBoardMemoの使い方 [ とゆ空間 ]


車の時
乗り降りするICや全体の行程を見ておきます。よく使うサイトは、MapFanのルート検索です。走りやすさ優先、時間優先など条件を簡単に変更できるので便利です。

ルート検索 - MapFan Web(マップファン)


3. 持ち物は?


ノートや筆記用具、PCなど必要なものを確認します。ご祝儀など準備が必要なものはTaskChuteにリマインダーとして登録しておきます。

4. 誰と出会う?


そこで誰と会うのか、セミナーの時はどのような方が参加するのかを見ておきます。実際にその人たちと会っている場面を想像すると、「この人とこんな話をしたい」「あっ、ついでにこれを返しておこう」と願望に気がついたり、用事を思いつくことがあります。

5. 何をするのか?


その外出の目的や、用事が終わった後に得ておきたいことを考えます。会議でしたら「自分の次のアクションを決める」、タスク管理のセミナーでしたら「明日から始めることを1つ決める」などです。

セミナーの場合、シゴタノ!の大橋さん(@shigotano)のこちらの記事がおすすめです。

シゴタノ! セミナーを受ける前後にやっておきたい3つの習慣


6. その予定が終わった後にやることは?


予定が終わった後にやらなければいけない、やっておきたいことを前もって書き出しておきます。外出が済んだ直後ですと、細部まで頭が働かないことが多いためです。

出張だったら、交通費精算や報告書書きですね。セミナーならレポート記事を書いたり、ハッシュタグで検索して関連ツイートを保存したりします。

複数のツイートの保存には、iPhoneアプリのSOICHAが便利です。Evernoteにきれいに保存できます。

SOICHA/j for Twitter 1.1.15(無料)App
カテゴリ: ソーシャルネットワーキング, ライフスタイル
販売元: FLIGHT SYSTEM CONSULTING Inc. - FLIGHT SYSTEM CONSULTING Inc.(サイズ: 4.6 MB)


ここまでの一連の内容は、そのまま次回の似たような予定のチェックリストとして使いまわすことができます。携帯電話からも見られるし、検索もできるので、私はEvernoteに保存しています。

さいごに


今まではその外出予定が近づいてきた時に、「あっ、行き方調べなければ」「そうだ、持ち物なんだっけ?」と気の向くままに行動していました。

「外出に関わる作業はルーチンだ」と気づけた時、ラッキーだと思いました。1回まとめておけば、昔の自分がすでに考えていてくれているという安心感が得られるからです。

まだ気がついていなくて、無意識で同じ作業を繰り返している場合があるはずなので、早く見つけ出したいです。

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2012/09/21 | Comment (0) | Trackback (0) | ホーム | ↑ ページ先頭へ ↑ |

滞ったルーチンワーク、どうしていますか?

   ↑  2012/08/08 (水)  カテゴリー: タスク管理
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photo credit: poeloq via photo pin cc

私は日々、TaskChuteというツールを使って、家や職場で毎日やること(=タスク)を管理しています。管理しているのならさぞかし毎日予定通りこなしていると思いきや、そうでもなく…。

なぜか次の日以降に先送りになるものがしばしばあります。そのような先送りタスクがたまってくると、「私、だめだな…」と気分も憂鬱に。

今回は、そのようにたまりがちなルーチンワークについて、どんな対処法があるか自分の経験も踏まえて考えてみました。

1. やめる


最初からジョーカーのような解決方法ですが、おそらく1番効果があります。

見栄で始めた習慣や、自動化できるようなことなら、時間を使うのがもったいないです。「そもそもそれはやる必要があるのだろうか?」を一旦考えてみてください。

やめていいものか判断がつきかねる場合は、一旦どこかに避難させて、必要だと感じたら戻すのがおすすめです。本当に必要なルーチンワークが浮かび上がってきます。

<参考リンク>

シゴタノ! カラにするからうまくいく


2. 間隔をあける


いきなりやめる、全くしなくなるのは抵抗がある…という場合は、そのタスクを実行する間隔を空けてみる方法があります。毎日やっていたのを2日おきにする、1週間おきにしてみるのです。

自分の場合、情報収集系のタスクにこのやり方を当てはめて、うまくいきました。研究職なので、最新の論文チェックを毎日やっていたのですが、それに時間を取られ過ぎていました。そこで週2回にしてみたところ、チェックする対象の総量は変わらずにかかった時間を短くすることができて、かつ集中して取り組めました。



無理に今日やる必要はないんです。タスクの種類にもよりますが、先送りができるということはそこまで頻度を高くする必要がないことなのかも。

3. 時間帯を変える


実行する時間帯を、1日の中の別の時間帯にしてみるやり方です。夜やっていたことを朝の出社前に切り替えたり、食べる・寝るといった生活習慣に紐づけてみたり。

朝一番に移動させるのは、緊急性はないけど将来のために続けたい、7つの習慣でいう第2領域のタスクに有効です。夜に予定していますと、「疲れているから」「もう遅いので明日やればいいや」と挫折しがちです。朝だったら疲れていませんし、その日の飛び込みタスクもまだないため、障害が減ります。

<参考リンク>

絶対やる価値のある仕事は朝イチに!:日経ウーマンオンライン【自分が変わる!生活が変わる習慣心理学】


生活習慣に紐づける方法は、忘れづらく習慣にしやすいです。私は夜に家計簿をつけるのですが、昼ご飯のレシートを探してきてつけるのがおっくうでした。

そこで昼ご飯が済んでデスクに座った直後、Evernoteに今日の昼食代金を入力することを習慣にしたところ、毎日同じEvernoteのノートを見ればよいため、家計簿をつけるのが楽になりました。昼の分を先につけておくという意味で、次項目の「分割する」との合わせ技です。

4. 分割する


タスク先送りしてしまう理由に「ぱっと項目を見て何をしていいかわからない」「時間がかかるから嫌だと反射的に思ってしまう」が挙げられます。この理由をつぶすには、そのタスクをもっと細かくして、わかりやすく、かかる時間も短くするのが手です。

自分の場合、家計簿つけがいつも時間がかかるから先送りしがちなタスクでした。時間がかかる理由をよくよく考えてみると、今日の収支をつけること以外に、クレジットカードの利用履歴を照らし合わせたり、固定費の振り込みをするといった不定期なタスクが時間がかかる原因でした。

そこで、これらの不定期タスクは別タスクにして、「家計簿をつける=今日の収支をつける」に特化したところ、毎日の家計簿つけが負担にならなくなりました。

<参考リンク>

実行しやすい「やることリスト」をつくるための2つのポイント


さいごに


最初からタスク管理をくるくる上手にこなせる人は少ないと思います。壁に当たった時、どうすればいいかを試行錯誤してその効果を確認できるのが、記録をつけてタスク管理することのよさです。

やることが滞った時は憂鬱になりがちですが、逆に今までのやり方を見直すチャンスでもあります。タスク管理について、いまいちやり方がわからない、やっている人の話を聞いてみたいという方は、タスクセラピーというセミナーがありますので、興味がありましたらぜひどうぞ!

タスクセラピーのホームページでは、イベントの告知や、参加者の声、タスクセラピーコーチ陣の記事を主催者の佐々木正悟さん(@nokiba)が本歌取りした記事が掲載されています。

タスクセラピー

 

(記事編集) http://toyu3.blog.fc2.com/blog-entry-32.html

2012/08/08 | Comment (0) | Trackback (0) | ホーム | ↑ ページ先頭へ ↑ |
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